新規(guī)下,
合規(guī)審查如何嵌入管理流程
國企合規(guī)系列專業(yè)文章第五篇
引言
國務(wù)院國資委在近日發(fā)布的《中央企業(yè)合規(guī)管理辦法》(以下簡稱“《合規(guī)辦法》”)明確提出“中央企業(yè)應(yīng)當(dāng)將合規(guī)審查作為必經(jīng)程序嵌入經(jīng)營管理流程,重大決策事項的合規(guī)審查意見應(yīng)當(dāng)由首席合規(guī)官簽字”。2022年9月19日,國務(wù)院國資委政策法規(guī)局負(fù)責(zé)人在《合規(guī)辦法》答記者問中就合規(guī)審查具體要求指出:加強(qiáng)合規(guī)審查是規(guī)范經(jīng)營行為、防范違規(guī)風(fēng)險的第一道關(guān)口,合規(guī)審查做到位就能從源頭上防住大部分合規(guī)風(fēng)險。本文結(jié)合元正盛業(yè)合規(guī)律師團(tuán)隊長期為國有企業(yè)提供法律服務(wù)的實務(wù)經(jīng)驗,通過對《合規(guī)辦法》關(guān)于合規(guī)審查條款的解讀,旨在幫助國有企業(yè)找到一條科學(xué)、有效、符合企業(yè)經(jīng)營發(fā)展實際的合規(guī)審查嵌入企業(yè)經(jīng)營管理流程的方法,從而助力國企合規(guī)工作扎實有效推進(jìn)。
合規(guī)審查必須嵌入經(jīng)營管理流程
法條解讀
《合規(guī)辦法》第二十一條明確“中央企業(yè)應(yīng)當(dāng)將合規(guī)審查作為必經(jīng)程序嵌入經(jīng)營管理流程,重大決策事項的合規(guī)審查意見應(yīng)當(dāng)由首席合規(guī)官簽字,對決策事項的合規(guī)性提出明確意見。業(yè)務(wù)及職能部門、合規(guī)管理部門依據(jù)職責(zé)權(quán)限完善審查標(biāo)準(zhǔn)、流程、重點(diǎn)等,定期對審查情況開展后評估”。
該內(nèi)容確立了“合規(guī)審查”在中央企業(yè)經(jīng)營管理中的重要作用,為企業(yè)經(jīng)營管理活動源頭有管控、末端有監(jiān)督提供了依據(jù),有利于從源頭上有效防止不合規(guī)的經(jīng)營管理活動為企業(yè)帶來的各類風(fēng)險和重大損失。
筆者認(rèn)為,將合規(guī)審查嵌入企業(yè)經(jīng)營管理活動的目標(biāo)應(yīng)包括三方面:基本目標(biāo)是確保經(jīng)營管理活動不逾越合規(guī)紅線。“紅線”即《合規(guī)辦法》第三條明確指出的國家法律法規(guī)、監(jiān)管規(guī)定、行業(yè)準(zhǔn)則和國際條約、規(guī)則,以及公司章程、相關(guān)規(guī)章制度等要求,這也是合規(guī)審查依據(jù)。中級目標(biāo)是在合規(guī)審查工作開展的過程中,及時發(fā)現(xiàn)并防范違規(guī)風(fēng)險同時積極化解風(fēng)險,減少和避免損失的發(fā)生和擴(kuò)大。終極目標(biāo)是通過強(qiáng)制合規(guī)審查,將合規(guī)審查工作貫穿到企業(yè)各部門、全過程,對合規(guī)審查的有效性進(jìn)行評估,實現(xiàn)為企業(yè)防范風(fēng)險,創(chuàng)造合規(guī)價值。
另,筆者認(rèn)為,《合規(guī)辦法》相對于此前的《合規(guī)指引》,國資監(jiān)管機(jī)構(gòu)對企業(yè)的合規(guī)審查工作提出了更高要求:一是明晰各部門合規(guī)審查職責(zé)和界限。業(yè)務(wù)及職能部門負(fù)責(zé)本部門經(jīng)營管理行為的合規(guī)審查,合規(guī)管理部門負(fù)責(zé)規(guī)章制度、經(jīng)濟(jì)合同、重大決策等重要事項的合規(guī)審查,進(jìn)一步明確各自分工,便于職責(zé)落地。二是進(jìn)一步提升合規(guī)審查的剛性。企業(yè)應(yīng)當(dāng)將合規(guī)審查作為必經(jīng)程序嵌入流程,重大決策事項的合規(guī)審查意見應(yīng)當(dāng)由首席合規(guī)官簽字,對決策事項的合規(guī)性提出明確意見,進(jìn)一步突出合規(guī)審查的剛性約束,確保“應(yīng)審必審”。三是完善合規(guī)審查閉環(huán)管理。《合規(guī)辦法》明確業(yè)務(wù)及職能部門、合規(guī)管理部門依據(jù)職責(zé)權(quán)限,不斷完善審查標(biāo)準(zhǔn)、流程、重點(diǎn)等,定期對審查情況開展后評估以及合規(guī)評價,通過閉環(huán)管理不斷提升合規(guī)審查質(zhì)量和實效性,有利于將合規(guī)管理工作做扎實。
元正盛業(yè)合規(guī)律師團(tuán)隊關(guān)于合規(guī)審查
如何嵌入國企經(jīng)營管理流程的實操建議
元正盛業(yè)合規(guī)律師團(tuán)隊在為部分企業(yè)提供合規(guī)法律服務(wù)過程中發(fā)現(xiàn),企業(yè)合規(guī)審查工作容易存在“形式化”和“盲目化”。所謂“形式化”,就是企業(yè)合規(guī)審查停留在政策宣導(dǎo)和提要求層面,抓落實不到位,走過場,形式主義問題突出。所謂“盲目化”,是指企業(yè)負(fù)責(zé)合規(guī)審查的部門和人員合規(guī)審查專業(yè)能力不足,對合規(guī)審查的方向、目的、方法等不清晰,根據(jù)自己的理解和認(rèn)知開展合規(guī)審查工作。另,因合規(guī)審查工作人員的獨(dú)立性和權(quán)威性不夠,相關(guān)部門的配合度不高等原因,合規(guī)審查的目的和作用難以實現(xiàn)。企業(yè)為了開展而進(jìn)行的合規(guī)審查工作,較為盲目。
《合規(guī)辦法》雖然對合規(guī)審查做出了強(qiáng)制性要求和各項具體規(guī)定,這些規(guī)定相對于企業(yè)實務(wù)操作,也僅是原則性的規(guī)定。企業(yè)在如何嚴(yán)格落實“合規(guī)審查嵌入經(jīng)營管理流程”的具體工作中還需要更明確的實務(wù)指引,元正盛業(yè)合規(guī)律師團(tuán)隊經(jīng)認(rèn)真研究《合規(guī)辦法》的各項規(guī)定,結(jié)合長期國企法律服務(wù)實踐,提出如下具體落實建議,期望對該項工作的落地有所幫助。
一、合規(guī)管理組織架構(gòu)搭建工作的落實、首席合規(guī)官到位,是合規(guī)審查工作有效嵌入經(jīng)營管理流程的前提。
律師認(rèn)為,在《合規(guī)辦法》實施后,合規(guī)管理組織架構(gòu)應(yīng)按如下結(jié)構(gòu)進(jìn)行設(shè)計,具體見下圖:
企業(yè)的合規(guī)組織架構(gòu)圖搭建完成后,相應(yīng)崗位的人員的崗位職責(zé)應(yīng)按合規(guī)管理工作能真正落實的目標(biāo)進(jìn)行科學(xué)設(shè)定、專業(yè)設(shè)定,避免職責(zé)不清、職責(zé)重復(fù)、不能無縫對接等情形的出現(xiàn)。
在崗位職責(zé)明確后,企業(yè)應(yīng)根據(jù)各崗位職責(zé)的具體工作要求,招聘、選拔、匹配符合條件的人員到崗。其中首席合規(guī)官、合規(guī)管理部門、業(yè)務(wù)及職能部門負(fù)責(zé)合規(guī)管理的人員到位并具備相應(yīng)的合規(guī)管理能力尤為重要。
二、通過開展專業(yè)系統(tǒng)務(wù)實的合規(guī)培訓(xùn),全面提升企業(yè)合規(guī)管理能力和實操能力。
筆者認(rèn)為《合規(guī)辦法》雖然對合規(guī)管理、合規(guī)審查工作做了相關(guān)規(guī)定,但這些規(guī)定遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能解決企業(yè)在合規(guī)管理及合規(guī)審查工作中的各類具體問題。另,合規(guī)工作在我國推行時間不長,目前還沒有體系化的合規(guī)管理制度和操作指引,給企業(yè)開展具體合規(guī)管理和合規(guī)審查工作帶來較大壓力和難處。在此背景下,企業(yè)憑自己的理解很難把合規(guī)審查及合規(guī)管理工作做好。企業(yè)需要外力(第三方合規(guī)專業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu))對企業(yè)主要領(lǐng)導(dǎo)、合規(guī)管理人員、乃至全員提供體系化的、專業(yè)化的、可落地的合規(guī)培訓(xùn)。通過培訓(xùn)全面提升企業(yè)合規(guī)管理能力(包括合規(guī)審查能力、合規(guī)體系建設(shè)能力、合規(guī)制度建設(shè)能力、合規(guī)與業(yè)務(wù)結(jié)合能力、合規(guī)與企業(yè)經(jīng)營管理相融合能力等)顯得尤為迫切和重要。元正盛業(yè)律師事務(wù)所早在2019年就成立了企業(yè)合規(guī)專業(yè)委員會,配備了專門的律師工作團(tuán)隊,通過近3年的合規(guī)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和合規(guī)法律服務(wù)實踐,已形成了與合規(guī)管理有關(guān)的系列培訓(xùn)課程(元正盛業(yè)42門合規(guī)培訓(xùn)課程)可以助力企業(yè)系統(tǒng)提升合規(guī)管理能力。企業(yè)只有在主要領(lǐng)導(dǎo)、負(fù)責(zé)合規(guī)管理的部門負(fù)責(zé)人和具體工作人員知道為什么開展合規(guī)審查工作?如何開展合規(guī)審查工作?合規(guī)審查嵌入經(jīng)營管理流程工作是否有效的驗收標(biāo)準(zhǔn)是什么?這些具體事項解決且相關(guān)人員具備相應(yīng)工作能力后,《合規(guī)辦法》所要求的“企業(yè)應(yīng)當(dāng)將合規(guī)審查作為必經(jīng)程序嵌入經(jīng)營管理流程”的工作才得到有效的落實。
三、企業(yè)應(yīng)盡快完成與合規(guī)審查相匹配的合規(guī)管理體系、制度體系的建立工作
合規(guī)審查嵌入企業(yè)各項經(jīng)營管理活動屬于“牽一發(fā)而動全身”的工作,不是孤立存在的。需要公司各部門、各崗位的配合和支持,需要一系列制度的支持,包括合規(guī)制度體系(如《企業(yè)合規(guī)管理辦法》、《企業(yè)合規(guī)審查工作實施細(xì)則》、《企業(yè)合規(guī)考核與評價實施細(xì)則》、《企業(yè)重點(diǎn)業(yè)務(wù)領(lǐng)域的合規(guī)工作指引》等)。也需要合規(guī)運(yùn)營體系和合規(guī)保障體系的支撐(如合規(guī)有效性評估、合規(guī)審計、合規(guī)培訓(xùn)、合規(guī)文化、違規(guī)處罰、合規(guī)計劃等)的支撐。否則,合規(guī)審查工作將成為無源之水、無本之木。
四、合規(guī)審查嵌入企業(yè)各項經(jīng)營管理活動是一項非常重要、工作量很大、工作要求很高的專項工作,建議企業(yè)在著手開展該項工作時,應(yīng)做好如下基礎(chǔ)工作
第一,組建專項工作組,匹配與合規(guī)審查有關(guān)的專業(yè)人員,明確合規(guī)審查目標(biāo),制定明確清晰的工作計劃,拿出可行的合規(guī)審查方法,有組織、有目標(biāo)、有計劃、有方法的開展相關(guān)工作;
第二,要對企業(yè)及行業(yè)的內(nèi)部環(huán)境、外部環(huán)境進(jìn)行合規(guī)掃描,明確合規(guī)審查的工作方向和具體目標(biāo);
第三,要先建立合規(guī)審查義務(wù)庫和風(fēng)險庫,在明確合規(guī)風(fēng)險判斷標(biāo)準(zhǔn)的前提下,才能開展具體的合規(guī)審查工作,這樣的合規(guī)審查工作才能有的放矢,合規(guī)審查報告才有說服力和效力;
合規(guī)義務(wù)庫、合規(guī)風(fēng)險庫的建立需要將《合規(guī)辦法》第三條所列的“規(guī)”(與企業(yè)經(jīng)營管理和業(yè)務(wù)有關(guān)的所有法律、行政法規(guī)、部門規(guī)章、監(jiān)管規(guī)定、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和準(zhǔn)則、國際條約及國際規(guī)則、公司章程及公司所有規(guī)章制度、黨的法規(guī)和紀(jì)律、行業(yè)已生效判例、行業(yè)風(fēng)險等)全部梳理,通過專業(yè)人員(主要是法務(wù)人員)整理出適合企業(yè)的、企業(yè)可以使用的合規(guī)義務(wù)庫、合規(guī)風(fēng)險庫。該項工作量極大,非專業(yè)人員很難完成。元正盛業(yè)律師團(tuán)隊已有相關(guān)實務(wù)經(jīng)驗,可以為企業(yè)分擔(dān)該項工作。
第四,要對企業(yè)經(jīng)營管理現(xiàn)有的業(yè)務(wù)、流程進(jìn)行全面梳理,完成企業(yè)經(jīng)營管理流程明確化、書面化的前提下,才能將合規(guī)理念和企業(yè)的相關(guān)合規(guī)制度嵌入。
第五,企業(yè)在完成書面的合規(guī)審查嵌入企業(yè)經(jīng)營管理流程后,需要將相關(guān)成果書面化,形成可以執(zhí)行和作為合規(guī)審查的制度依據(jù)。該書面化成果的確定需要做穿行測試。
以上是元正盛業(yè)合規(guī)律師團(tuán)隊關(guān)于合規(guī)審查如何嵌入國企經(jīng)營管理流程的思考和實操建議,希望對國企合規(guī)審查及國企合規(guī)管理工作融入業(yè)務(wù)和企業(yè)的經(jīng)營管理,將合規(guī)工作做得更扎實、更務(wù)實、更有成效,提供助力。